1. Begriff der Dienstreise
   
2. Abzugsfähige Kosten einer Dienstreise
   
1. Fahrtkosten
   
2. Übernachtungskosten
   
3. Verpflegungskosten
   

1. Begriff der Dienstreise
Eine Dienstreise ist ein Ortswechsel einschließlich der Hin- und Rückfahrt aus Anlass einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit eines Steuerpflichtigen. Der Steuerpflichtige wird also außerhalb seiner Wohnung und seines regelmäßigen Tätigkeitsortes vorübergehend beruflich tätig. Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Steuerpflichtige voraussichtlich nach der Dienstreise an den regelmäßigen Tätigkeitsort zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird (ständige Rechtsprechung des BFH z.B. Urt. v. 10.10.1994, BStBl. II 1995, 137). Dienstreisen im steuerlichen Sinne können nicht nur von Arbeitnehmern, sondern auch von Freiberuflern durchgeführt werden.

Ein typisches Beispiel für eine Dienstreise ist der Besuch einer Fortbildungsveranstaltung durch einen selbständigen Arzt fernab vom heimatlichen Wohnort und von seiner ärztlichen Praxis. Dauert die Auswärtstätigkeit länger als drei Monate, so wird sie dennoch nur für die Dauer von drei Monaten als Dienstreise anerkannt. Nach Ablauf der Frist von drei Monaten kann aber gegebenenfalls noch eine sog. doppelte Haushaltsführung vorliegen, bei der die anfallenden Kosten nach anderen (regelmäßig ungünstigeren) Grundsätzen steuerlich berücksichtigt werden können.

Wird die Dienstreise (z.B. aufgrund einer Sommerpause zwischen zwei Lehrgängen) für länger als vier Wochen unterbrochen, so kann diese Unterbrechung den Beginn einer neuen Dreimonatsfrist auslösen.

2. Abzugsfähige Kosten einer Dienstreise
Die Kosten einer Dienstreise sind steuerlich abzugsfähig. Entscheidend ist dabei naturgemäß, dass die Reise beruflich veranlasst ist. Als Reisekosten erkennt das Finanzamt insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten an.

a. Fahrtkosten
Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Steuerpflichtigen durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen. Dabei können auch die Kosten für eine Bahncard angesetzt werden, soweit dadurch keine höheren Fahrtkosten als ohne die Anschaffung der Bahncard entstehen. Benutzt der Steuerpflichtige seinen Pkw, so kann er grundsätzlich den auf die Fahrtstrecke entfallenden Teil der jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs (Benzinkosten, Wartung, Reparatur, Garage am Wohnort, Kfz-Steuer, Versicherungen, AfA, Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen) ansetzen. Die Ermittlung dieser tatsächlichen Aufwendungen kann sich insbesondere bei kostenintensiven Kfz lohnen. Ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten kann ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer für Pkw geltend gemacht werden. Für jede Person, die zusätzlich mitgenommen wird, erhöht sich die Kilometerpauschale um 0,02 EUR.

b. Übernachtungskosten
Bei Dienstreisen im Inland können die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten steuerlich abgesetzt werden. Diese Kosten sind nachzuweisen. Eine Übernachtungspauschale existiert nur für Auslandsdienstreisen. Je nach dem Ziel der Dienstreise und den dortigen Lebenshaltungskosten erkennt das Finanzamt unterschiedliche Pauschalen an. Die Auslandspauschale für eine Übernachtung reicht von 36 EUR in Rumänien (ohne Bukarest) bis 150 EUR pro Nacht in New York.

c. Verpflegungskosten
Bei Dienstreisen im Inland können sog. Mehraufwendungen für Verpflegung pauschal für jeden Kalendertag angesetzt werden, an dem der Steuerpflichtige von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Tätigkeitsstätte abwesend war. Die Höhe der Pauschbeträge für die Verpflegung richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit von der heimatlichen Wohnung. Bei einer Abwesenheit im Inland von 24 Stunden beträgt der pauschale Tagessatz 24 EUR, bei einer Abwesenheit von 14 bis 24 Stunden wird eine Pauschale von 12 EUR gewährt, bei einer Abwesenheit 8 bis 14 Stunden verbleiben immer noch pauschal 6 EUR für die Verpflegung. Für Dienstreisen ins Ausland gelten auch hinsichtlich der Verpflegungskosten je nach Zielort individuell verschiedene Pauschalen.

Die vorangegangenen Informationen wurden dem IWP-Newsletter vom 15.7.2005 entnommen.

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